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Neue Arbeitsmodelle im BeschA

Durch die Corona-Pandemie hat sich auch die Arbeitswelt im BeschA verändert und folgt dem zunehmenden Wandel hin zu orts-unabhängiger Arbeit. Das BeschA erweitert daher die bisherigen Möglichkeiten, auch außerhalb der Dienststelle zu arbeiten.

Mit den drei neuen Arbeitsmodellen steigern wir die Arbeits-flexibilität und fördern die interaktive Zusammenarbeit innerhalb des BeschA.

Speziell die Arbeitsmodelle „Mobiles Arbeiten“ und „Homeoffice“ garantieren mehr Zeitsouveränität durch flexible Arbeitsformen und unterstützen die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben.

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Nachgefragt bei…

Bild: Infozeichen mit dem Titel "Job-Special"

In der Rubrik „Nachgefragt bei…“ stellen wir Ihnen regelmäßig Mitarbeitende aus dem BeschA und deren Tätigkeiten vor. Dieses „Job-Special“ soll hierbei einen Einblick in die beruflichen Perspektiven im BeschA geben. Unsere aktuellen Stellenausschreibungen finden Sie hier. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.

Max Kühn: Sachbearbeiter Anforderungsmanagement der ZIB

Bild: Unser Mitarbeiter Max Kühn sitzend am Schreibtisch
Max Kühn unterstützt seit zwei Jahren erfolgreich die ZIB.

Max ist seit 2 Jahren im BeschA beschäftigt und arbeitet als Sachbearbeiter im Anforderungsmanagement  in unserer Zentralstelle IT-Beschaffung (ZIB).

Nach dem Bachelor-Studium der Wirtschaftspsychologie absolvierte Max Kühn seinen Master in Business Administration. Erste Erfahrungen im BeschA, genauer gesagt bei der ZIB, sammelte er durch ein Praktikum während des Studiums. Im Anschluss daran arbeitete er noch einige Zeit bei uns als Werkstudent, bevor er zunächst befristet als Sachbearbeiter im Vertragsmanagement eingestellt wurde und schließlich in einen unbefristeten Arbeitsvertrag als Sachbearbeiter im Anforderungsmanagement wechseln konnte.

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Als Kerntätigkeit steht bei uns im Anforderungsmanagement die verfahrensbezogene Erhebung des gesamten Bedarfs des Bundes an IT- oder IT-nahen Produkten und Dienstleistungen im Vordergrund.

Man hat entsprechend viel Kontakt zu verschiedensten Behörden, aber auch zu unterschiedlichen Marktteilnehmern, seien es große Unternehmen, Mittelständler oder kleinere Start-Ups.

Ebenfalls stehen wir intern im ständigen Austausch mit unseren Beschaffern. Diese unterstützen wir inhaltlich und vor allem konzeptionell innerhalb der Vorbereitungs- und Planungsphase von Vergabeverfahren. Neben der Kernarbeit sind wir mit verschiedensten Sonderaufgaben wie Projektarbeiten, Prozesskonzeptionen, Marktdialogen oder Gremienarbeit betraut, was innerhalb unserer Tätigkeit zu einer gelungenen Abwechselung führt. Aktuell ist beispielsweise die Mitarbeit innerhalb der AG Cloud des IT-Planungsrates ein großes Thema, in dem es um die Festlegung von Standards und Anforderungen im Kontext von Cloud-Beschaffungen für den Bund geht.

Für mich ist es schön zu wissen, dass unsere Arbeit einen Mehrwert für die Allgemeinheit bietet. Denn durch die Zentralisierung des Einkaufs der Bundesverwaltung können wir viele andere Behörden prozessual entlasten und gleichzeitig die Marktmacht des Bundes stärken, was wiederum dazu führt, dass Steuergelder eingespart werden.

Eine erfüllende Arbeit ist allerdings immer nur die halbe Miete, weswegen ich besonders das Arbeitsklima und die netten Menschen, die ich hier in meinen 2 Jahren kennenlernen durfte, hervorheben möchte. Die Hilfsbereitschaft innerhalb und zwischen den Referaten und Bereichen sowie das kollegiale Miteinander sind absolut vorbildlich und tragen maßgeblich dazu bei, dass man gerne seinen Dienst antritt.

Für mich persönlich ist neben der breiten Themenvielfalt besonders die Möglichkeit des selbstbestimmten Arbeitens der größte Vorteil. Es gibt nicht den einen Weg, wie eine Aufgabe zu erledigen ist, sondern es führen viele Wege nach Rom. Bei uns wird gerne und viel konstruktiv diskutiert, um zu dem bestmöglichen Vorgehen und Ergebnis zu gelangen. Meinungen und Anregungen gehen bei uns nicht unter, sondern werden wahrgenommen und im Gespräch professionell berücksichtigt.

Selbstverständlich bringt die Arbeit in einer Behörde einige strukturelle und vor allem gesetzliche Vorgaben mit sich, jedoch kann man in diesem Rahmen seine Arbeitsweise sehr frei gestalten und wird dahingehend auch von den Vorgesetzten gefördert.

Man sollte natürlich, wie der Name „Zentralstelle IT-Beschaffung“ bereits verrät, ein gesundes Interesse an IT-Themen aller Art mitbringen. Es geht bei uns nicht darum, ein absoluter IT-Spezialist sein zu müssen. Viel eher haben wir generalistische und übergreifende Aufgaben, bei denen es darum geht, sich schnell in IT-Themen einzuarbeiten, sich einen Überblick verschaffen und die relevanten Punkte erfassen zu können.

Da die Daten, welche wir erheben und verarbeiten, die Grundlage für unsere Ausschreibungen bilden, wird eine präzise und verantwortungsbewusste Arbeitsweise vorausgesetzt. Als Strategiereferat müssen wir zudem fachlich breit aufgestellt sein.

Aus diesem Grund sind in unserem Team viele unterschiedliche berufliche Werdegänge zu finden, wodurch eine gemeinschaftliche Expertise entsteht. Neben der Grundvoraussetzung eines Bachelor-Studiums für die methodischen Grundlagen können relevante Fachkompetenzen beispielsweise vergaberechtliche Kenntnisse, Beschaffungserfahrung oder Erfahrung aus dem IT-Bereich sein.

Am Ende des Tages steht das Menschliche immer im Vordergrund. Auch wenn es natürlich wichtig ist, dass gewisse Fachkompetenzen bereits vorhanden sind, kommt es auch auf die Motivation und Lernbereitschaft an.

Die relevanten Grundfähigkeiten, gerade bei Quereinsteigern, werden sowieso meistens in der Einarbeitungszeit erst wirklich erlernt. Grundsätzlich sollte man Offenheit, Professionalität und Verlässlichkeit zu seinen Eigenschaften zählen, da wir Dienstleister und Single Point of Contact sind und daher viel mit Kunden(-behörden), Marktteilnehmern und sonstigen Stakeholdern in Kontakt stehen.

Weiterhin sind eigenverantwortliches Arbeiten und die passende Motivation, gute Arbeit abliefern zu wollen, wichtige Merkmale, welche nicht fehlen sollten. Dies ist auch einer der Gründe, weswegen bei uns auch Menschen eine Chance gegeben wird, die vielleicht erst am Anfang ihrer Karriere stehen, aber die passenden persönlichen Voraussetzungen und Einstellungen teilen, um das Team verstärken zu können.

Wir im Anforderungsmanagement der ZIB sind ein junges Team, welches sich zurzeit im Aufbau befindet und entsprechend viel Platz für proaktiven Gestaltungsfreiraum bietet. Wer gerne in einer lockeren Teamatmosphäre, in der niemand – besonders in der Anfangszeit – alleine gelassen wird, arbeiten und mitgestalten möchte, ist bei uns sicherlich gut aufgehoben.

Veronika Bagriantseva: Projektleiterin e-Vergabe

Veronika ist seit fast 7 Jahren im BeschA beschäftigt und arbeitet als Projektleiterin der e-Vergabe in Referat Z 14 (E-Beschaffung, Vergabeportal und IT-Service).

Die e-Vergabe des Bundes ist eine Plattform, die öffentliche Auftraggeber und Anbieter zusammenbringt. Vergabeverfahren werden darüber vollständig elektronisch abgewickelt.

Veronika Bagriantseva
Veronika Bagriantseva ist seit sieben Jahren im BeschA.

Nach einem Informatikstudium in der Ukraine absolvierte Veronika Bagriantseva das Studium der Wirtschaftsinformatik an der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg in Sankt Augustin. Durch verschiedene Praktika lernte sie die Arbeit bei einer Fluggesellschaft und in einem Telekommunikationsunternehmen kennen. Dabei hat sie einen Einblick in große Projekte gewonnen und erste Erfahrungen im Projektmanagement gesammelt. Seit 2014 ist sie im Team der e-Vergabe des BeschA tätig. 2018 übernahm sie dort die Aufgabe der Projektleitung.

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Ich bin Teil des Teams der e-Vergabe. Die Aufgaben sind sehr vielfältig und drehen sich in erster Linie um die e-Vergabe, die Zusammenarbeit mit Kunden und die Beteiligung an weiteren Projekten. Die wichtigste Aufgabe ist natürlich die Weiterentwicklung und der alltägliche Betrieb der e-Vergabe. Wir müssen die neuen Gesetzgebungen im Bereich Beschaffung und neue sicherheitsrelevante Entwicklungen im IT-Bereich stets im Auge behalten. Daraus entstehen neue Herausforderungen an das System, die in der Zusammenarbeit mit unseren Dienstleistern umgesetzt werden. Es macht Spaß, neue Funktionalitäten gemeinsam zu diskutieren, zu spezifizieren, zu prüfen und in der Umsetzung zu sehen. Jedes neue Release wird von den Kolleginnen und Kollegen aus dem Team geplant, qualitätsgesichert und für eine Inbetriebnahme vorbereitet.

Wir programmieren unsere Software zwar nicht selber, trotzdem müssen wir bei vielen Themen mit IT-Bezug sprachfähig sein und ein gutes Verständnis dafür haben. Bei der e-Vergabe sprechen wir über Verschlüsselung, den Einsatz von Signaturkarten und Zertifikaten, sicherheitsrelevante Themen, Datenbanken, die Nutzung von strukturierten Daten und vieles mehr.

Bei uns wird viel Wert auf die Kommunikation gelegt. Unsere Kunden sind nicht nur Vergabestellen, sondern auch Unternehmen aus der freien Wirtschaft. Die Informationen müssen also entsprechend für diese beiden Nutzergruppen aufbereitet werden.

Neue Anforderungen werden innerhalb des Teams besprochen, um mögliche Auswirkungen auf die Kunden abzufangen.

Die e-Vergabe verfügt über zahlreiche Schnittstellen. Auch deren technische und fachliche Anpassungen und die Weiterentwicklung liegen in unserer Verantwortung.

Aktuell beschäftigen wir uns mit der Vorbereitung für die Umsetzung neuer EU-Formulare. Hier haben wir die Möglichkeit, neue Technologien in der e-Vergabe einzubinden.

Dadurch, dass wir im Bereich der Beschaffung, der Standardisierung und Digitalisierung der Prozesse in der öffentlichen Verwaltung arbeiten, ist es möglich, sich in verschiedensten Projekten auf nationaler und europäischer Ebene zu beteiligen.

Als Mutter eines kleinen Kindes ist es mir wichtig, Beruf und Familie unter einen Hut zu bekommen. Das Beschaffungsamt bietet mir diese Möglichkeit durch verschiedene Arbeitsmodelle (z.B. Teilzeitmodell). Der Bonner Standort des BeschA ist sowohl mit dem Auto als auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen.

Es gibt viele Angebote, damit sportlich aktive Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf ihre Kosten kommen, wie beispielsweise einen Aktions- und Fitnessraum sowie einen vergünstigten Fitnesscentertarif, der in Anspruch genommen werden kann. Des Weiteren nimmt das BeschA an Aktionen wie „Mit dem Rad zur Arbeit“ teil.

Mit meinen Kolleginnen und Kollegen arbeite ich gerne zusammen. Gemeinsame Mittagspausen und Aktivitäten, wie z.B. der Weihnachtsbasar, tragen zu einer besseren Verbundenheit bei. Wir treffen uns nicht nur auf der Arbeit, sondern auch privat.

Nicht nur ein abgeschlossenes IT-Studium und IT-Kenntnisse sind für meinen Beruf notwendig. Auch Teamfähigkeit und Teamgeist, Lösungsorientierung, Durchsetzungsvermögen und Geduld zählen zu den wichtigen Eigenschaften, die man mitbringen sollte. Die Bereitschaft, Neues zu erlernen und Kollegen zu unterstützen, sollte vorhanden sein.

Vereinfacht könnte man die e-Vergabe als große Online-Auktionsplattform beschreiben. Vergabestellen, die bestimmte Waren oder Dienstleistungen benötigen, melden ihren Bedarf über diese Plattform. Auf der anderen Seite gibt es Unternehmen, die die gesuchten Leistungen anbieten und sich über die e-Vergabe bei den Vergabestellen melden.

Das Team der e-Vergabe befindet sich im Hintergrund und ist hauptsächlich durch den HelpDesk präsent. Wir arbeiten daran, dass die e-Vergabe ständig erreichbar ist, dem neuen Stand der Technik entspricht und die Arbeit unserer Kunden mit dieser Plattform so angenehm wie möglich abläuft. Durch die Umsetzung neuer Funktionalitäten entwickeln wir sie stetig weiter.

Unsere aktuellen Stellenausschreibungen finden Sie unter folgendem Link: http://www.bescha.bund.de/DE/Service/Stellen/node.html.

Studie zu Sozial-Audits veröffentlicht

Das Beschaffungsamt des BMI (BeschA) hat mit Unterstützung des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat eine Studie ausgeschrieben und beauftragt, die von der Schweizer Firma BSD Consulting erarbeitet wurde. Sie trägt den Titel: „Sozial-Audits als Instrument zur Überprüfung von Arbeitsbedingungen – Diskussion und Empfehlungen im Kontext der öffentlichen Beschaffung“. Die nun vorliegende Studie soll einen Beitrag dazu leisten, Grundlagenwissen zu vermitteln und konkrete Implementierungsansätze in der öffentlichen Beschaffung aufzuzeigen.

„Wir sind froh, mit dieser Studie eine Basis für Gespräche über sinnvolle Optionen zur Überprüfung von Arbeitsbedingungen gelegt zu haben“, sagte BeschA-Präsidentin Dr. Ruth Brand mit Blick auf die weitere Arbeit.

Die Studie zum Download sowie weitere Informationen gibt es hier.

Deckblatt Studie zu Sozial-Audits
Studie zu Sozial-Audits als Instrument zur Überprüfung von Arbeitsbedingungen

70 Jahre BeschA: Von der BGS -Beschaffungsstelle zum größten zivilen Beschaffer des Bundes

Unsere Behörde wurde am 18. Mai 1951, damals noch als Beschaffungsstelle des Bundesgrenzschutzes, errichtet. Das erste Dienstgebäude befand sich in Bonn-Duisdorf. Laut Erlass des BMI war es unsere Aufgabe, polizeiliche Einsatz- und Ausrüstungsgegenstände einzukaufen.

1995 wurde die Beschaffungsstelle des Bundesgrenzschutzes zum heutigen Beschaffungsamt und infolgedessen zu einer eigenständigen
Bundesbehörde im Geschäftsbereich des BMI. Mit der Eigenständigkeit wuchsen die Aufgabenfelder. Mittlerweile hat sich das BeschA zum größten zivilen Beschaffer des Bundes entwickelt. Mit rund 330 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an unseren Dienstorten Bonn und Erfurt beschaffen wir Ausrüstungen und Dienstleistungen für die gesamte Bundesverwaltung im Geschäftsbereich des BMI.

Die seit 2011 beim BeschA angesiedelte Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung (KNB) informiert, schult und berät als zentrale
Informationsstelle den Bund, die Länder und Kommunen zum Thema „Nachhaltiger Einkauf“. Seit dem 01. Januar 2017 ist das BeschA mit der Zentralstelle IT-Beschaffung (ZIB) darüber hinaus für die Ausschreibung und das Vertragsmanagement von IT-Rahmenverträgen für die gesamte unmittelbare Bundesverwaltung zuständig.

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Fahrradfreundliche Behörde – BeschA unterstützt „Mit dem Rad zur Arbeit“

Bild: Fahrradständer vor dem Hauptgebäude des BeschA
Überdachte Fahrradständer vor dem Dienstgebäude in Bonn
Plakat der Aktion "Mit dem Rad zur Arbeit"
Plakat "Mit dem Rad zur Arbeit" Quelle: AOK-Bundesverband GbR

Mit dem Rad zur Arbeit  fahren hält fit und entlastet den Verkehr – umso erfreulicher, wenn der Arbeitgeber für die richtigen Rahmenbedingungen und die Anreize sorgt.

Das BeschA unterstützt seine radelnden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv.
So stehen den 380 Mitarbeitenden aktuell insgesamt 61 Fahrradstellplätze an beiden Dienstorten zur Verfügung. 18 Plätze sind überdacht und 12 befinden sich in der Tiefgarage des Bonner Hauptgebäudes. Darüber hinaus gibt es an beiden Dienstorten Duschräume und Umkleidemöglichkeiten, sodass man sich nach der gefahrenen Strecke noch vor der Arbeit frisch machen und umziehen kann.

Um das Interesse der Mitarbeiter noch einmal zu steigern, nimmt das BeschA seit einigen Jahren an der Aktion „Mit dem Rad zur Arbeit“ teil. Während eines festgelegten Zeitraumes werden alle Fahrten zur und von der Arbeit festgehalten und die Kilometer zusammengefasst. Auch 2021 ist das BeschA wieder dabei. Allerdings ändern sich die Regeln aufgrund der Corona-Pandemie etwas: Fahrten rund um das Homeoffice zählen in diesem Jahr mit! 

Jetzt kann also noch mehr geradelt und Kilometer gesammelt werden – und das lohnt sich in
dreierlei Hinsicht: Man fördert die Gesundheit, schont die Umwelt und entlastet den Stadtverkehr.

Im letzten Jahr legten die Kolleginnen und Kollegen des BeschA und der anderen Bundesverwaltungen mehr als  2,5 Millionen Fahrradkilometer zurück. Somit wurden rund 495 Tonnen CO2-Emissionen potentiell eingespart und ein nachhaltiger Beitrag für den Klima- und Umweltschutz erbracht.

 
 

COVID-19-Laienschnelltests für den Bund

Das Beschaffungsamt des BMI (BeschA) hat für das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) COVID-19-Laienschnelltests für die Mitarbeitenden der Bundesbehörden im Geschäftsbereich des BMI beschafft.

Ein großer Teil der rund 2,5 Millionen Tests wurde direkt an die Bundesbehörden geliefert. Der weitere Teil wird über das BeschA in Kooperation mit dem Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) und der Bundesanstalt Technisches Hilfswerk (THW) verteilt. Das BeschA übernimmt die Beschaffung und übergeordnete Koordination. Das BBK ist für die Lagerung und Kommissionierung der Schnelltests zuständig, während ehren- und hauptamtliche Einsatzkräfte des THW mit der Logistik betraut sind.

Dank der konstruktiven und engen Zusammenarbeit der drei Behörden konnte die benötigte Menge an Tests zügig und effizient beschafft werden.

Um auch langfristig den Bedarf zu decken, veröffentlicht das Beschaffungsamt in Kürze
weitere Ausschreibungen für Laienschnelltests.

Vor einem LKW des Technischen Hilfswerks stehen Mitarbeiter des BeschA, des BBK und des THWs. Daneben stehen Paletten mit COVID-19-Laienschnelltests.
Erfolgreiche Zusammenarbeit von BBK, THW und BeschA im Rahmen der Pandemiebekämpfung
Auf einer Europalette liegt ein Paket mit COVID-19-Laienschnelltests.
Rund 2,5 Millionen COVID-19-Laienschnelltnests wurden zügig an die verschiedenen Bundesbehörden geliefert.